En la relació entre l'Administració i la ciutadania, la transparència i la confiança són elements essencials. Una de les qüestions que genera més debat és si els empleats públics s'han d'identificar sempre davant la ciutadania i, en paral·lel, fins on arriba el dret —i el deure— dels ciutadans de conèixer qui és responsable d'un procediment administratiu. Aquesta qüestió, lluny de tenir una resposta absoluta, exigeix ponderar diferents principis jurídics, entre ells el de proporcionalitat i el de minimització de dades personals.
El dret de la ciutadania a conèixer el responsable del procediment
La normativa administrativa espanyola parteix d'una idea clara: els ciutadans no es relacionen amb una Administració abstracta, sinó amb procediments concrets i amb òrgans responsables clarament identificables.
La Llei 39/2015, de Procediment Administratiu Comú, reconeix entre els drets de les persones interessades el d':
"identificar les autoritats i el personal al servei de les Administracions Públiques sota la responsabilitat dels quals es tramitin els procediments" (art. 53.1.b).
Aquest dret no persegueix una curiositat personal ni un control individual de l'empleat públic, sinó que compleix una funció garantista:
- Permet saber qui és responsable del procediment.
- Facilita l'exigència de responsabilitats administratives, si escau.
- Reforça la seguretat jurídica i la confiança en l'actuació administrativa.
Des d'aquesta perspectiva, la identificació del responsable del procediment és un deure de l'Administració i, correlativament, un dret del ciutadà quan té la condició d'interessat.
Això significa que tot empleat públic s'hagi d'identificar sempre?
No exactament. Aquí és on convé introduir un matís important.
El dret del ciutadà no es tradueix en una obligació general i indiscriminada que tot empleat públic reveli el seu nom complet, els cognoms, el número d'identificació o dades personals en qualsevol circumstància. La llei parla d'identificació a efectes del procediment, no d'exposició plena de la identitat personal.
La pràctica administrativa distingeix normalment entre:
- Òrgans i unitats administratives, que s'han d'identificar sempre.
- Responsables del procediment o de la resolució, la identificació dels quals és obligatòria quan afecta drets o interessos concrets.
- Personal de suport o d'atenció general, la identificació del qual es pot limitar a dades funcionals.
Aquest enfocament és clau per entendre l'equilibri entre transparència i protecció de dades.
El principi de proporcionalitat: identificar el que cal, no més
El principi de proporcionalitat, transversal a tot el Dret administratiu, exigeix que qualsevol mesura restrictiva de drets —inclòs el dret a la protecció de dades— sigui:
- Adequada per a la finalitat perseguida.
- Necessària, en el sentit que no n'existeixi cap altra de menys intrusiva.
- Proporcionada en sentit estricte.
Aplicat a la identificació d'empleats públics, aquest principi condueix a una pregunta senzilla:
Quines dades són realment necessàries per garantir els drets de la ciutadania?
En molts casos, la finalitat s'assoleix amb:
- El nom i el càrrec del responsable del procediment.
- La identificació de l'òrgan administratiu competent.
- Un mitjà de contacte institucional (correu genèric, registre, seu electrònica).
Exigir o difondre més informació personal de l'estrictament necessària no només és desproporcionat, sinó jurídicament qüestionable.
Minimització de dades: una exigència del RGPD també a l'Administració
El Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) reforça aquesta idea a través del principi de minimització, segons el qual les dades personals han de ser:
"adequades, pertinents i limitades al que és necessari en relació amb les finalitats per a les quals són tractades" (art. 5.1.c).
L'Administració pública no està exempta d'aquesta obligació. Al contrari, ha de ser especialment curosa, ja que tracta dades personals en l'exercici de potestats públiques.
Per això:
- La identificació de l'empleat ha de ser funcional, no personal.
- S'ha d'evitar la difusió innecessària de noms complets, signatures manuscrites, números d'identificació o altres dades sensibles.
- Sempre que sigui possible, s'ha de prioritzar la identificació del lloc de treball o de la unitat, abans que la de la persona física.
Equilibri entre garanties ciutadanes i protecció de l'empleat públic
No es pot oblidar que els empleats públics també són titulars del dret fonamental a la protecció de dades i a la seguretat personal. La identificació indiscriminada pot, en determinats contextos, generar riscos de:
- Assetjament.
- Pressions indegudes.
- Ús abusiu de dades personals fora de l'àmbit administratiu.
Per això, la clau no rau a optar entre "identificació total" o "anonimat", sinó a cercar un equilibri raonable entre:
- El dret del ciutadà a saber qui és responsable del procediment.
- El deure de l'Administració de protegir les dades del seu personal.
Conclusió
Els empleats públics no s'han d'identificar sempre ni de qualsevol manera, però l'Administració sí que té l'obligació de garantir que la ciutadania pugui identificar el responsable dels procediments que l'afecten.
Aquest deure s'ha de complir respectant:
- El principi de proporcionalitat.
- El principi de minimització de dades.
- La finalitat legítima de control, garantia i transparència administrativa.
En definitiva, una Administració moderna i garantista no és la que exposa innecessàriament el seu personal, sinó la que informa el que és just, amb rigor jurídic i respecte pels drets de tothom.
